Herausforderung
In kleinen und mittelständischen Unternehmen fallen täglich zahlreiche administrative Aufgaben an, die häufig manuell und mit verschiedenen Einzellösungen bearbeitet werden. Dazu zählen unter anderem:
• Telefonische Kundenanfragen
• Terminvereinbarungen
• Angebotserstellung
• Dokumentation von Informationen
• Wissensmanagement
Diese Prozesse sind häufig zeitaufwendig, fehleranfällig und stark von einzelnen Mitarbeitenden abhängig. Informationen aus Telefonaten werden beispielsweise manuell notiert, später in andere Systeme übertragen oder gehen im Arbeitsalltag verloren. Auch die Erstellung von Kostenvoranschlägen oder die Suche nach relevanten Informationen verursacht zusätzlichen Aufwand.
Zudem ist Wissen häufig nicht zentral dokumentiert. Mitarbeitende müssen Informationen erneut recherchieren oder bei Kolleginnen und Kollegen nachfragen. Dies führt zu ineffizienten Abläufen, erhöhtem Zeitaufwand und einer eingeschränkten Skalierbarkeit von Geschäftsprozessen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, diese Prozesse zu optimieren, ohne umfangreiche IT-Projekte oder komplexe Systemlandschaften aufzubauen.
Lösung
Der Demonstrator zeigt, wie Künstliche Intelligenz administrative Büroprozesse intelligent unterstützen und automatisieren können.
Der Demonstrator bildet eine durchgängige Prozesskette ab: von der Kundenanfrage bis zur Angebotserstellung und Wissensbereitstellung.
Der Ablauf im Demonstrator:
1. Ein Kunde stellt eine Anfrage über einen KI-Telefonassistenten
2. Die KI nimmt relevante Informationen auf (Name, E-Mail, Problem, Terminwunsch)
3. Die Anfrage wird automatisch verarbeitet
4. Eine KI prüft passende Services und freie Termine
5. Der Kunde erhält einen Terminvorschlag zur Bestätigung
6. Nach Bestätigung wird der Termin automatisch eingetragen
7. Anschließend wird automatisch ein Kostenvoranschlag erstellt
8. Zusätzlich werden passende Wissensartikel für die Mitarbeiter bereitgestellt
Die zentrale Oberfläche bündelt alle Schritte und macht den Prozess transparent nachvollziehbar.
Neben der Terminplanung und Angebotserstellung zeigt der Demonstrator außerdem den Einsatz von KI im Wissensmanagement. Mitarbeitende können Wissen mithilfe eines KI-gestützten Interview- oder Chat-Systems strukturiert erfassen. Die Artikel werden zentral gespeichert und bei relevanten Anfragen automatisch bereitgestellt.